آموزش نرم افزار حسابداری - (ماژول مرتبط با شارپ)

آموزش  سریع حسابداری:

در این نرم افزار سعی بر آن است که کاربران بتوانند بدون نیاز به  دانش حسابداری از این سیستم استفاده مناسبی داشته باشند و بنابراین در این متن نیز چندان به جزئیات دانش حسابداری پرداخته نمی شود و تنها کلیاتی را که دانستن آنها برای شروع کار ضروری و لازم است  تعریف می کنیم

تعریف حسابداری به صورت ساده .

یک داروخانه به نام شفا را در نظر بگیرید. برای انجام عملیات حسابداری ، هر فعالیت مالی که انجام شود یک تراکنش  نسبت به داروخانه شفا ایجاد  می شود ، یعنی همه افراد و شرکتها نسبت به شفا بدهکار یا طلبکار(بستانکار) می شوند. وقتی می گوییم همه افراد ، یعنی همه،  حتی مدیر و مالک داروخانه ، صندوقدار ، مشتری ، شرکت پخش ، داروخانه های دیگر،  همه و همه، حسابشان نسبت به داروخانه شفا لحاظ می شود . یعنی هر کس  چیزی به داروخانه بدهد طلبکار می شود و اگر چیزی از داروخانه بگیرد بدهکار می شود .

سند حسابداری

مثال یک  : آقای محمد محمدی 100 تومان پول به صندوق دار شفا پرداخت می کند . پس

  • 1-محمد محمدی 100 تومان نسبت به شفا بستانکار می شود
  • 2-صندوق دار شفا 100 تومان نسبت به شفا بدهکار می شود .

مثال دو : مدیر شفا 10 میلیون تومان چک به شرکت پخش هجرت پرداخت می کند ، پس

  • 1-شرکت پخش هجرت نسبت به شفا 10 میلیون تومان بدهکار می شود
  • 2-حساب چکهای پرداختنی 10 میلیون تومان  بستانکار می شود

مثال سه : آقای محمدی یک ورق  قرص از شفا می خرد .پس

  • 1-آقای محمدی 100 تومان نسبت به شفا بدهکار است
  • 2-فروش  100 تومان نسبت به شفا بستانکار است

دقت کردید؟ هر کسی چیزی به شفا بدهد ،  بستانکار می شود و هر کسی چیزی بگیرد بدهکار می شود . این بدهکاری یا بستانکاری تنها نسبت به شفا می باشد . حتی پرسنل شفا هم نسبت به شفا بدهکار یا بستانکار می شوند . اما نکته مهم آن است که در هر فرایند اگر سرفصلی بستانکار شد ، معادل همان مبلغ سرفصل (های) دیگری بدهکار می شود و برعکس ... یعنی مبدا  و مقصد پول باید مشخص باشد .

اساس حسابداری همین است و برای استفاده از این نرم افزار و در اختیار داشتن حساب مشتریان و شرکتهای پخش و گزارش سود و زیان و ... فقط کافی ست در همین حد و البته کمی بیشتر بدانیم  

حال مثال یک  و سه را با هم ترکیب می کنیم

  • 1-"آقای محمد محمدی "100 تومان نسبت به شفا بدهکار است (بابت یک ورق قرص )
  • 2-"فروش"  100 تومان نسبت به شفا بستانکار است (بابت یک ورق قرص )
  • 3-"آقای محمد محمدی" 100 تومان نسبت به شفا بستانکار می شود (بابت پرداخت پول )
  • 4-"صندوق دار" شفا 100 تومان نسبت به شفا بدهکار می شود . (بابت پرداخت پول )

مشاهده می شود که در فرایند فروش یک قرص،  بیش از یک تراکنش مالی انجام می شود و هر تراکنش هم حداقل یک بدهکار و یک بستانکار دارد .

حال ببینیم با این تراکنش ها  حساب هر یک از این سرفصل ها چگونه است .

(حساب ، کل ، معین و ... )

آقای محمد محمدی :

100 تومان بدهکار بابت قرص

100 تومان بستانکار بابت پرداخت پول به صندوق دار

پس حساب اقای محمد محمدی صفر است ، یعنی اختلاف مجموع بدهکاری و بستانکاری آقای محمدی صفر است

 

صندوق دار :

100 تومان بدهکار،  بابت دریافت از آقای محمد محمدی

پس صندوق دار نسبت به داروخانه شفا 100 تومان بدهکار است چون پول داروخانه را در اختیار دارد .

فروش :

سرفصل فروش :

100 تومان بستانکار است بابت فروش یک ورق قرص به آقای محمد محمدی

پس سرفصل فروش، اجناسی را در اختیار داشته که تحویل داده ، یعنی  بستانکار است و مبلغ 100 تومان بستانکاری در حساب فروش وجود دارد

با  اجرای روش های فوق به صورت کامل در یک سازمان ، فروشگاه  و ... می توان به صورت دقیق و کامل حسابداری را پیاده سازی نمود . توجه داشته باشید که بخش اول مثال فوق معادل سند حسابداری و بخش دوم معادل حساب معین  بود (در این سیستم منظور از حساب معین ، مشاهده وضعیت حساب هر سرفصل است و ممکن است این وضعیت حساب در سطح کل یا معین ، یا جزء و تفضیلی باشد که در کل تفاوتی نخواهد داشت )

 

مثال ها را با روش دیگری ثبت و بررسی می کنیم .

  • 1-"آقای محمد محمدی "100 تومان نسبت به شفا بدهکار است (بابت یک ورق قرص )
  • 2-"فروش"  شفا 100 تومان نسبت به شفا بستانکار است (بابت یک ورق قرص )
  • 3-"آقای محمد محمدی" 100 تومان نسبت به شفا بستانکار می شود (بابت پرداخت پول )
  • 4-"صندوق دار" شفا 100 تومان نسبت به شفا بدهکار می شود . (بابت پرداخت پول )

حال این اطلاعات را به صورت استاندارد درج می کنیم

تاریخ :970201

شماره : 101

سند حسابداری

 

 

 

شرح :فروش قرص بر اساس فاکترو 12 به اقای محمدی

ردیف

سرفصل

شرح

بدهکار

بستانکار

1

محمد محمدی

بابت قرص

100

 

2

صندوق دار

دریافت از آقای محمدی

100

 

3

محمد محمدی

پرداخت به صندوق دار

 

100

4

فروش

بابت قرص به اقای محمدی

 

100

مانده : 0

200

200

 

حتما چنین فرمی را بارها و بارها در جاهای مختلف دیده اید . اطلاعات را طبقه بندی کرده و در یک فرم استاندارد درج کردیم . این یک سند حسابداری واقعی است و تمام تراکنش های مالی یک سازمان در قالب چنین فرمی ثبت می شوند . توجه داشته باشید که دو ستون بدهکار و بستانکار جمع شده اند و مانده اختلاف آنها صفر است . یعنی این سند درست ثبت شده و تراز می باشد . اگر مانده (اختلاف مجموع بدهکار و بستانکار) صفر نباشد به معنی اشتباه در ثبت سند است و باید بررسی و اصلاح شود .

اما نگران نباشید . نیازی نیست شما چنین سندی را ثبت کنید ، چرا که نرم افزار به صورت خودکار آن را ایجاد می کند . کافی ست در نرم افزار شارپ، به صورت عادی فروش داشته باشید ،  بلافاصله سند حسابداری معادل آن  ایجاد می شود  .

البته توجه داشته باشید که کار اصلی حسابداران ثبت چنین سندهایی است . حسابداران چنین فرم هایی را آماده کرده و مدارک مربوطه  را ضمیمه همین سند می کنند و در زونکن نگهداری می کنند .

مثال :

تصویر زیریک نمونه  فرم فروش با نسخه را نشان می دهد که مربوط به نسخه بیمه نیروهای مسلح  است . به نظر شما آیا می توان سند حسابداری آن را به راحتی مثال قبلی ایجاد کرد ؟ قطعا موارد پیچیده تری وجود دارد . اما به هر حال باید سند آن ایجاد شود .

 

  

تاریخ :970201

شناسه: 101

سند حسابداری

 

 

 

شرح :فروش با نسخه . ف 58

ردیف

سرفصل

شرح

بدهکار

بستانکار

1

فروش کالا و خدمات

فروش با نسخهف 58

 

2,630,000ريال

2

تعرفه خدمات دارویی

فروش با نسخهف 58

 

20,000ريال

3

اضافات فروش

فروش با نسخهف 58

 

40 ريال

4

مشتریان ثبت نشده

فروش با نسخهف 58

 

1,699,500ريال

5

مشتریان ثبت نشده

فروش با نسخهف 58

1,699,500ريال

 

6

بیمه نیروهای مسلح

فروش با نسخهف 58

995,540ريال

 

7

صندوق شارپ - کاربر مدیر

فروش با نسخهف 58

1,699,500ريال

 

8

مالیات ارزش افزوده

فروش با نسخهف 58

 

30,000ريال

9

عوارض شهرداری

فروش با نسخهف 58

 

15,000ريال

مانده : 0

4,439,540ريال

4,349,540ريال

 

عین همین سند به عنوان سند موقت و  به صورت خودکار توسط سیستم ایجاد و در لیست اسناد موقت حسابداری قرار می گیرد . می توان آن را قطعی و چاپ کرده و اسناد مربوطه را ضمیمه  و نگهداری نمود .

نکته : اگر مشتری برخی از اقلام را مرجوع کند چه خواهد شد ؟ طبق اصول حسابداری نمی توان سند حسابداری را تغییر داد و تنها می توان سند اصلاحی جدیدی ایجاد کرد . توجه داشته باشید که با تغییر اقلام فاکتور، سیستم به صورت خودکار یک سند حسابداری به عنوان اصلاحیه سند ایجاد می کند که نتیجه ی ترکیب هر دو سند، معادل فاکتور اصلاح شده خواهد بود . پس جای نگرانی نیست .

 

همین روند در فعالیتهای مختلف نیز انجام می شود . یعنی هر کاری که انجام بشود یک سند حسابداری برای آن ایجاد می شود .

وقتی فاکتور فروش OTC صادر می کنید

وقتی فاکتور فروش آرایشی و بهداشتی صادر می کنید

وقتی فاکتور خرید از شرکت پخش درج می کنید

وقتی مبلغی را از شخصی دریافت می کنید

وقتی مبلغی را پرداخت می کنید

وقتی چکی دریافت می کنید ، نقد می کنید ، برگشت می زنید و ...

وقتی چکی را صادر می کنید و تحویل شرکت پخش می دهید

و به طور خلاصه می توان گفت تمام کارهایی که تراکنش مالی دارند یک سند حسابداری برای آنها ایجاد می شود .

چرا باید سند حسابداری ثبت شود ؟

سند حسابداری یک فرمت استاندارد حسابداری است و بر اساس آن دفتر روزنامه که جزو دفاتر قانونی است و باید به اداره امور مالیاتی تحویل شود نیز ایجاد می شود . سیستم به صورت خودکار دفتر روزنامه را نیز بر اساس اطلاعات اسناد حسابداری ایجاد می کند پس نگران نحوه ورود اطلاعات دفتر روزنامه نباید باشید . دفتر روزنامه در واقع از کنار هم قراردادن اسناد حسابداری در هر روز تشکیل می شود .

نکته : ممکن است برخی از حسابداران حرفه ای نگران تعداد زیاد اسناد حسابداری ایجاد شده باشند که باعث می شود امکان درج آنها در دفتر روزنامه به صورت دستی عملا از بین برود. برای این مشکل هم چاره ای وجود دارد .

ادغام اسناد :

حسابدار داروخانه ، می تواند برای کاهش تعداد اسناد حسابداری از فرایند ادغام اسناد استفاده نماید .

برای این کار اسناد موقت ، مثلا تمام اسناد فروش با نسخه در یک تاریخ مشخص،  را انتخاب و گزینه ادغام اسناد را کلیک نمایید . با این کار یک سند جدید ایجاد می شود که در آن  تمام سرفصل های تکراری در یک ردیف درج می شوند . مثلا اگرسرفصل " فروش با نسخه"  200 مورد باشد همه آنها در یک ردیف و به صورت مجموع همه 200 مورد ذخیره می شوند .

یا به طور مثال ، اگر  از شرکت پخش هجرت ده بار خرید انجام داده ایم و این شرکت بستانکار شده است  تمام این بستانکاری ها جمع شده وبستانکاری مجموع ثبت می شود

و اگر در این مدت  سه فقره چک پرداخت کرده باشیم که باعث بدهکار شدن آن شرکت شود هر سه مورد بدهکاری را در یک ردیف و به صورت مجموع نشان می دهیم .

بنابراین برای خلاصه شدن اطلاعات ، می توان از روش ادغام اسناد استفاده نمود که برای حسابداران حرفه ای و آنهایی که دفاتر رسمی را به اداره امور دارایی تحویل می دهند می تواند بسیار کاربردی باشد .

نکته : وقتی اسناد را ادغام می کنیم باید به شرح سند توجه داشته باشیم . چرا که شرح سند و زیرسند جداگانه ثبت شده بوده است و در زمان ادغام اسناد شرح اولیه دیگر  شرح مناسبی نخواهد بود . به طور مثال دهها سند از شارپ انتقال یافته اند که هر یک چنین شرحی دارند " فروش با نسخه ف 58"  اما سند ادغام شده ترکیبی از دهها سند فروش است که به فاکتور های مختلف مرتبط است . پس باید شرح آن تغییر کند مثلا " فاکتور های فروش با نسخه 50 تا 150 مربوط به 03/02/97 " ، با این تغییر، درک شرح سند ساده تر خواهد بود 

سه نوع سند حسابداری در این سیستم می توانیم داشته باشیم

موقت

قطعی

نهایی

 موقت آن اسنادی است که ممکن است هنوز کار داشته باشند و تکمیل نکرده ایم یا از طریق سیستمی و به صورت خودکار ایجاد می شود . این نوع اسناد در صورتی که دستی باشند تا زمان قطعی شدن قابل تغییر هستند و می توان آنها را ویرایش نمود . اما به محض اینکه قطعی شد دیگر قابل ویرایش نخواهد بود . این اسناد در دو بخش همواره وجود خواهند داشت و از بین نمی روند  . حتی زمانیکه ادغام می کنیم هم اسناد موقت باقی می مانند و قابل دسترس هستند ، تا اگر پس از ادغام شک و شبهه ای ایجاد شود و نیاز به برگشت به عقب باشد بتوانیم به آنها دسترسی داشته باشیم . در فهرست اسناد موقت اگر شماره سند قطعی را مشاهده کردید به آن معنا است که آن سند قطعی شده است و شماره سند قطعی شده نیز همان است .

نکته : اسناد موقت در گزارشات مالی محاسبه نمی شوند .

اسناد قطعی، اسناد واقعی و تایید شده سازمان می باشند و ممکن است از ابتدا به صورت قطعی ثبت شوند و یا اینکه با ادغام اسناد موقت ، یا تایید صرف ، یک سند قطعی ایجاد شده باشد . به هر حال سند قطعی یعنی اینکه آن سند  مورد تایید بخش مالی است و قابل تغییر هم نیست . و محاسبات مالی آن در سازمان واقعا وجود دارد

اسناد نهایی : برخی مواقع پیش می آید که به هر دلیلی سند یا سندهایی قابل ارائه به سازمان امور  مالیاتی یا بیمه ای نباشند. به طور مثال هزینه های خاصی انجام شده است که مبلغ زیادی هم هست و در حسابهای  سازمان باید  و قطعا درج شود . اما این هزینه مدارک مستدل و معتبر برای پیوست شدن را ندارد. (مثال های زیادی برای این حالت می توان متصور شد ، مثلا شما خریدی انجام می دهید و فروشنده از ارائه فاکتور طفره می رود ، بعد از مدتی هم شما دسترسی به آن فروشنده را ندارید ، در نتیجه سند مستدل برای آن ندارید و نمی توانید آن هزینه را منعکس کنید  و اگر هم منعکس شود ممکن است عواقبی برای شما داشته باشد . یا آنکه برخی از افرادی که در ارتباط با سازمان یا موسسه شما می باشند  ممکن است درخواست حق الزحمه خارج از روال داشته باشند که سازمان ناچار و مجبور به پرداخت می باشد . چرا که در غیر اینصورت دچار خسارتهای جدی می شود ... یا هدیه هایی که برای برخی از افراد در داخل یا خارج سازمان در نظر گرفته می شود ، و ... همه و همه حالتهایی هستند که در محاسبات داخلی سازمان موثر هستند اما در نهایت نمی توان اسناد آنها را به صورت رسمی ارائه نمود ..) در این شرایط لازم است که نوع سند حسابداری دیگری داشته باشیم که از لیست اسناد قطعی بتوان آنها را ایجاد نمود ، بنابراین یک مرحله دیگر در نرم افزار طراحی شده است به نام نهایی کردن اسناد حسابداری .

نکته مهم آن است که فرد حسابداری که به این بخش دسترسی داشته باشد تنها و تنها باید حسابدار ارشد باشد و توانایی بررسی اسناد و مدارک  و تایید قابل ارائه بودن اسناد به سازمانهای مربوطه را داشته باشد . بنابراین در بخش تنظیمات به صورت پیش فرض هیچ کاربری چنین دسترسی ندارد . حتی مدیر سیستم .

 

دفتر کل و معین :

وقتی بخواهیم حساب یک شرکت پخش، یا میزان بدهی یک شرکت بیمه را بدست بیاوریم چه کنیم ؟  یا شاید لازم باشد مجموع حسابهای سازمانهای بیمه گر را بدانیم . یا بخواهیم فقط هزینه های آبدارخانه و پذیرایی را بدانیم و یا آنکه حساب همه هزینه ها را به صورت یکجا مشاهده کنیم .

قطعا از لیست دفنر روزنامه و اسناد حسابداری به طور مستقیم و دستی نمی توانیم چنین چیزی را مشخص کنیم . بنابراین باید امکانی وجود داشته باشد تا بتوانیم مانند مثال اولی که ذکر شد حساب فعلی مشتری یا سرفصل را بدست بیاوریم .

نمونه دفتر معین که به صورت دستی و از اطلاعات دفتر روزنامه تکمیل می شود .

نمونه دفتر کل که اطلاعات آن به صورت دستی و از اطلاعات دفتر روزنامه بدست می آید .

 

 

یک بار دیگر مثال اولیه را در اینجا ذکر می کنیم  و می خواهیم  ببینیم با این تراکنش ها  حساب هر یک از این سرفصل ها چگونه خواهد بود .

(حساب ، کل ، معین و ... )

آقای محمد محمدی :

100 تومان بدهکار بابت قرص

100 تومان بستانکار بابت پرداخت پول به صندوق دار

پس حساب اقای محمد محمدی صفر است

حساب معین : آقای محمدی

ردیف

تاریخ

شرح

بدهکار

بستانکار

مانده

1

13960201

ف 57

100

 

100بد

2

13960201

ف 57

 

100

0

 

صندوق دار :

100 تومان بدهکار بابت دریافت از آقای محمد محمدی ... و چندین دریافت و پرداخت نمونه دیگر

حساب معین : صندوقدار - آقای مرادی

ردیف

تاریخ

شرح

بدهکار

بستانکار

مانده

1

13960201

- ف 57

100

 

100بد

2

13960201

- ف 58

5000

0

5100بد

3

13960202

ف 90

6000

 

11100بد

4

13960203

ف 95

1000

 

12100بد

5

13960203

تحویل صندوق به صندوقدارخانم حسینی

 

12000

100بد

 

فروش :

سرفصل فروش :

100 تومان بستانکار است بابت فروش یک ورق قرص به آقای محمد محمدی و ...

ردیف

تاریخ

شرح

بدهکار

بستانکار

مانده

1

13960201

- ف 57

 

100

100بس

2

13960201

- ف 58

 

5000

5100بس

3

13960202

ف 90

 

6000

11100بس

4

13960203

ف 95

 

1000

12100بس

5

13960203

برگشت از فروشف 95

1000

 

11100 بس

 

همین مثال نشان می دهد که که با استفاده از اطلاعات دفتر روزنانه و اسناد حسابداری می توانیم حساب لحظه ای هر سرفصل را بدست بیاوریم .

در بخش سرفصل ها ، با فشار دادن همزمان کلید های CTRL+F12  و یا با کلیک راست بر روی عنوان سرفصل و انتخاب مشاهده حساب، می توانیم جزئیات حساب هر سرفصل را مشاهده کنیم

حال فرقی نمی کند این سرفصل جزو حسابهای کل باشد ، و یا معین ، تفضیلی یا جزء، در هر حال حساب مربوطه نمایش داده می شود .

به طور مثال اگر هزینه های جاری را سطح  "کل"  در نظر بگیریم  و هزینه های آبدارخانه ، هزینه های حقوق و دستمزد ، ایاب و ذهاب و ... جزو آنها باشند می توانیم  در سطح کل حسابهای هزینه را یکجا مشاهده کنیم که شامل مجموع هزینه های آبدارخانه ، حقوق و دستمزد و ایاب و ذهاب و ... باشد و یا اینکه هر سرفصل حساب را به صورت جداگانه و در سطح معین یا تفضیلی و جزء  مشاهده نماییم .

حتی اگر بخواهیم می توانیم حساب هر شخص حقیقی یا حقوقی را نیز بررسی و مشاهده نماییم . که روش کار برای همه آنها استفاده از کلید ترکیبی  CRTL+F2 بر روی نام سرفصل می باشد .

پس حسابداران حرفه ای نیز نباید نگران باشند که ترتیب سرفصل ها ممکن است با اصول حسابداری که آنها عادت دارند متفاوت باشد . چرا که در هر سرفصلی می توانند حساب را مشاهده نمایند . چه در سطح گروه حساب ، و چه در سطوح پایین تر تا آخرین سطح . ضمن اینکه با این روش محدودیتهای سیستم های دیگر از نظر سطح سرفصل نیز وجود نخواهد داشت .

بار دیگر تاکید می شود که دانش حسابداری شما اگر در همین حد هم باشد برای استفاده از نرم افزار هیچ مشکلی نخواهید داشت و اگر یک حسابدار حرفه ای هم باشید باز هم مشکلی نخواهید داشت چرا که نرم افزار تمامی اصول حسابداری را در خود دارد .

حال که با اصول اولیه حسابداری به زبان ساده آشنا شدید ، به روش کار با نرم افزار حسابداری می پردازیم .

روش کار با نرم افزار حسابداری

تعریف سال مالی :

اولین کاری که در استفاده از نرم افزار حسابداری لازم است تعریف سال مالی می باشد . همواره می توان دو سال مالی فعال را در اختیار داشت که سال مالی جاری در پایین و در قسمت  Status bar نمایش داده می شود .

در صورتیکه بخواهید سال مالی جاری را تغییر دهید برنامه یکبار بسته شده و مجددا اجرا خواهد شد .

اگر  برای اولین بار از برنامه استفاده می کنید لازم است سال مالی جدید را تعریف کنید تا تمام اطلاعات حسابداری در آن سال ثبت شوند ، اما اگر چند سال است که نرم افزار را در اختیار دارید باید حساب سال مالی قدیمی بسته شده و سال مالی جدید فعال شود .

 

 

بستن حسابها :

برای بستن حسابها نیازی نیست که تنظمات خاصی را انجام دهید . اگر سند موقت نداشته باشید به راحتی سند اختتامی ایجاد و سال مالی بسته می شود . از طرف دیگر نیز معادل سند اختتامی سال مالی بسته شده ، یک سند افتتاحیه برای سال مالی بعدی ایجاد می شود . اگر در بستن حسابها اشکالی مشاهده شد باید به نکات زیر توجه کنید

  • 1-قبل از بستن حسابها حتما و حتما  فایل پشتیبان تهیه کنید تا در صورتیکه به هر دلیلی نیاز به برگشت اطلاعات داشتید بتوانید از فایل پشتیبانی استفاده نمایید .
  • 2-حتما باید همان سال مالی که می خواهید آن را ببندید فعال باشد . بعد از بسته شدن حسابها، اطلاعات به سال مالی بعدی منتقل خواهد شد 
  • 3-سرفصل های خاص را مرور نمایید تا اشتباهی در آنها نباشد و اگر قبلا اشتباه ثبت شده باشد می توانید اشتباه را سریعتر و ساده تر دریابید.
  • 4-نباید سند موقت در سال مالی داشته باشید چرا که در غیر اینصورت با پیغام خطا مواجه خواهید شد .
  • 5-فراموش نکنید که با بستن سال مالی هیچ گونه فعالیتی قابل انجام در آن سال مالی نیست ، یعنی نمی توانید دریافت و پرداخت داشته باشید یا سند جدیدی درج کنید . 

 

اطلاعات پایه :

سرفصل های حساب

در گام دوم شروع کار با نرم افزار حسابداری، لازم است که سرفصل های حساب تعریف شوند . البته اطلاعات اولیه به صورت پیش فرض در نرم افزار درج شده اند و بخشی از اطلاعات نیز از نرم افزار شارپ منتقل می شوند .

به طور مثال در اینجا سرفصل مدیر از شارپ منتقل شده است به این معنی که در نرم افزار شارپ یک کاربر با نام مدیر تعریف شده است . اگر کاربران بیشتری در شارپ تعریف شده باشند این اسامی به عنوان  سرفصل  در شاخه صندوق شارپ اضافه می شوند .



اما برخی از سرفصل ها به صورت مستقل از شارپ تعریف می شوند و حسابدار براساس سلیقه خودش اقدام می کند به طور مثال هزینه های ایاب و ذهاب ، هزینه های آبدارخانه  و ... جزو سرفصل هزینه ها می باشد که نوع هزینه ها را جدا می کند ممکن است یک حسابدار چنین روشی را برای ثبت هزینه ها انتخاب کند و حسابدار دیگری در یک سرفصل با نام هزینه ها اقدام به ثبت اطلاعات بنماید . به هر حال می توان سرفصل ها را ایجاد و ویرایش نمود و حتی به شرطی که زیر شاخه ای نداشته و سند حسابداری مرتبطی نداشته باشد حذف نمود .

 

سرفصل هایی که از شارپ منتقل می شوند

بدهکاران تجاری:

اطلاعات مربوط به مشتریان و شرکتهای بیمه و ... به صورت پیش فرض  زیرمجموعه این شاخه ثبت و اطلاعات مستقیما از شارپ منتقل می شود . ممکن است  یک حسابداراین نوع تنظیمات  را نپسندد و بخواهد سرفصل های دیگری را نسبت بدهد . برای این کار می توان از بخش سرفصل های خاص و سرفصل های اصلی تغییرات مورد نظر را  انجام داد . اما به دلیل ماهیت این سرفصل ها که عموما بدهکار می باشند ، آنها را در این دسته بندی قرارداده ایم .

 - مشتری نامشخص : این سرفصل برای مشتریانی که پرونده ندارند و اطلاعات آنها در سیستم نیست استفاده می شود . ممکن است در طی روز همه فروش های داروخانه  به مشتریان نامشخص باشد . وقتی برای مشتری نامشخص یا مشخص فاکتور صادر می شود ابتدا باید مشتری مبلغ را بدهکار شود و بعد بر اساس پرداخت،مشتری بستانکار می شود . اینکه مشتری نامشخص مبلغ فاکتور را تسویه نکرده ، دارو تحویل گرفته و برود معمولا اتفاق  نمی افتد، اما به هر حال اگر چنین اتفاقی بیفتد نرم افزار به درستی عمل کرده و سند حسابداری مربوطه را ایجاد می کند . اما توجه داشته باشید که سرفصل مربوط به " مشتریان نامشخص" است  و بعدا نمی توان با استناد به آن از مشتری مشخصی پولی دریافت کرد. این سرفصل صرفا جهت اطلاع مدیرداروخانه از مبالغی است که به هر دلیلی از مشتریان عادی دریافت نمی شود 

- مشتری / بیمار : وقتی مشخصات مشتری یا بیمار را ثبت می کنیم سرفصل حساب حسابداری باید به همان نام ایجاد شود . دو حالت برای آن وجود دارد .

- مشتری که بر اساس خرید بیش از مبلغ مجاز دارایی خرید کرده و اطلاعاتش در سیستم ثبت می شود 



  • مشتری که دارای پرونده است

 

 

  • سازمان های بیمه گر اصلی: شرکتهای بیمه به دلیل اینکه بخشی از مبلغ  نسخه  را متعهد می شوند ، بدهکار می شوند و زمانیکه پرداخت انجام شود بستانکار می شوند . معمولا شرکتهای بیمه دارای مانده بدهی هستند
  • سازمان های بیمه مکمل: این سازمانها  نیز مانند بیمه های اصلی هستند . یعنی بخشی از هزینه نسخه مشتری را متعهد می شوند 
  • موسسات ارائه دهنده کمک هزینه : این سازمانها  نیز مانند بیمه های اصلی هستند . یعنی بخشی از هزینه نسخه مشتری را متعهد می شوند 
  • حق فنی یا تعرفه خدمات دارویی : در نسخه مشخص می شود و در گروه درآمد قرار می گیرد
  • حق اتوماسیون : در نسخه مشخص می شود و درگروه درآمد قرار می گیرد
  • مالیات ارزش افزوده و عوارض شهرداری و سهم سلامت :

همانطور که می دانیم مالیات ارزش افزوده از سه بخش تشکیل می شود که در حال حاضر دو بخش از آن اجرایی شده است .

9% مالیات = 6% ارزش افزوده + 3% عوارض شهرداری +0% سهم سلامت

. در سال 95 صحبتهایی مبنی بر افزوده شدن یک درصد سهم سلامت نیز بود که در حال حاضر اجرایی نشده است . برای تعیین این درصد ها و عدد مالیات ارزش افزوده باید از طریق نرم افزار شارپ اقدام شود . اما سرفصل معادل آن را باید در حسابداری داشته باشیم تا مبالغ در آن درج شود . در اینجا ما مالیات ارزش افزوده خرید را از فروش جدا کرده ایم اما بهتر است برای خرید و فروش از یک سرفصل استفاده شود . به این معنی که مالیات ارزش افزوده و عوارض شهرداری خرید به صورت بستانکار و در فروش به صورت بدهکار درج می شود .

توضیح مختصری در خصوص مالیات ارزش افزوده :

وقتی داروخانه کالایی می خرد تا بفروشد و 9 درصد مالیات ارزش افزوده برای آن پرداخت می کند مانند آن است که مبلغ مالیات ارزش افزوده را به اداره مالیات پرداخت کرده است و مبلغ آن را بستانکار می شود .

به طور مثال دارویی با قیمت 100 تومان خریداری می شود که با احتساب مالیات 109 تومان به شرکت پخش پرداخت می کنیم . این دارو به مبلغ 120 به فروش می رود . پس باید مبلغ 10.8 از مشتری بایت مالیات ارزش افزوده دریافت کنیم و مبلغ نهایی فروش 130.8 خواهد بود . حال با توجه به اینکه بابت این دارو قبلا در زمان خرید 9 تومان بابت مالیات پرداخته ایم  لازم است که 1.8 تومان دیگر پرداخت کنیم تا تسویه شود .

بنابراین در زمان فروش،  مبلغ مالیات ارزش افزوده را بدهکار می شویم . در نهایت مبالغ مالیات ارزش افزوده خرید و فروش از هم کسر شده و توسط اداره مالیات اخذ خواهد شد . در ارسال گزارشات فصلی از طریق ttms  همین روش مورد استفاده قرار می گیرد .

نکته : برای کسب اطلاعات بیشتر درخصوص مالیات ارزش افزوده می توانید به سایت سازمان امور مالیاتی مراجعه نمایید  .

نکته : در زمینه دارو معمولا معافیت هایی برای برخی اقلام وجود دارد . از این رو ممکن است لزوما مبلغ مالیات ارزش افزوده معادل 9 درصد کل مبلغ فروش نباشد .

اضافات فروش و کسورات فروش : به دلیل کمبود  سکه و پول خرد   در جامعه،  معمولا صندوق داران داروخانه مبالغ قابل پرداخت توسط مشتری را به سمت بالا یا پایین رند می کنند . اگر این رند کردن به سمت بالا باشد اضافات فروش بوده و به عنوان بستانکاری و در گروه درآمدها درج می شود اما اگر به سمت پایین باشد مبلغ کسر شده به عنوان کسورات فروش یا در تخفیفات درج می شود . در ثبت این سرفصل نیز سلیقه حسابدار می تواند دخیل باشد .

بانک (کارتخوان) : ممکن است مشتری تمام یا بخشی از مبلغ را با استفاده از کارت بانکی پرداخت کند که در این صورت معادل پرداختی مشتری ، بانک را بدهکار می کنیم .

نکته : بانکها ، حسابها و دسته چکها از بخش بانک ها در اطلاعات پایه ثبت می شوند

 

بستانکاران تجاری:

برخی دیگر از سرفصل های حساب عموما ماهیت بستانکار دارند و ما معمولا به آنها پول پرداخت می کنیم .

شرکتهای پخش : این شرکتها در شارپ ثبت می شوند و زمانی که خریدی از آنها انجام می شود بستانکار می شوند

همکاران داروخانه : برخی اوقات داروخانه ها اقدام به تبادلات دارویی با همکاران خود می کنند که در این سرفصل مشخص می شود .

انبار : اگر انبارها تعریف  شده باشند  بهتر است هنگام خرید ، کالاها را مستقیما به یک انبار مشخص منتقل کنیم . در این حالت ، در سند حسابداری نیز همان انبار بدهکار می شود . در حالت نقل و انتقال بین انبارها نیز یک انبار بستانکار و انبار دیگر بدهکار می شود . حتی وقتی که انبارها مشخص شده باشند

سرفصل های خاص :

وقتی سرفصل های حساب از شارپ منتقل می شوند باید در بخش سرفصل های خاص ، سرفصل های پیش فرض را با طرف حساب یکسان سازی کنیم به طور مثال به صورت پیش فرض حساب حق قنی را داریم که باید با سرفصل دیگری معادل سازی شود . ما به صورت پیش فرض سرفصل حق فنی را ایجاد و معادل سازی کرده ایم اما ممکن است شما بخواهید آن را در سرفصل فروش درج کنید . برای اینکار دکمه انتخاب را فشار دهید تا لیست سرفصل ها باز شود ، بعد سرفصل فروش را انتخاب و اختصاص دهید .



سرفصل های اصلی :

این سرفصل ها جزو استانداردها می باشند و ترجیحا نباید آنها را تغییر بدهید . مگر در شرایط خاص . از این سرفصل ها در زمان بستن حسابها استفاده می شود

بانک ها : به صورت پیش فرض اسامی بانکهای اصلی در سیستم درج شده است  ولی شما می توانید بانکهای دیگری نیز اضافه نمایید

برای اینکه مشخص شود که چه حسابهایی در کدام بانکها داشته  و چه دسته چکهایی را در اختیار داریم مراحل زیر را انجام دهید

  • 1-روی نام بانک کلیک کرده و گزینه افزودن شعبه را انتخاب نمایید .
  • 2-شعبه مورد نظر را تعریف  نمایید
  • 3-در هر شعبه بانک ممکن است چند حساب داشته باشید . پس می توانید مشخصات  حساب را تعریف کنید . مثال حساب جاری ، حساب پس انداز، حساب کوتاه مدت ، حساب بلند مدت و ...
  • 4-برای هر حساب می توانید دسته چک تعریف کنید .
  • 5-با تعریف دسته چک و مشخص کردن تعداد برگها شماره سریال برگه های چک بر اساس دو رقم آخر اولین برگه به صورت افزایشی ایجاد می شود .
  • 6-از این پس می توانید برای صدور چک از این چکها استفاده کنید و اگر چک قبلا صادر شده باشد امکان صدور مجدد نخواهد بود .
  • 7-با استفاده از این روش احتمال خطا در ثبت و استفاده از چکها به حداقل خواهد رسید .

 

 

اسناد حسابداری :

در اینجا لیست کاملی از اسناد حسابداری که تا کنون ایجاد و درج شده اند را مشاهده می کنیم . این اسناد به دو روش ایجاد می شوند .



  • 1-ثبت سند به صورت دستی
  • 2-ثبت سند به صورت سیستمی

 

اگر بخواهیم سندی را به صورت دستی درج کنیم ، گزینه سند حسابداری را از منوی حسابداری کلیک می کنیم . (یا از فرم لیست اسناد گزینه جدید را کلیک می کنیم )

 

  فرم ثبت سند حسابداری باز شده و می توانیم سند را درج نماییم

تاریخ سند همان تاریخ مورد نظر کاربر است اما تاریخ ایجاد سند ، همان تاریخ و ساعت ثبت سند است که قابل تغییر نیست .

وقتی در بخش جزئیات سند حسابداری باشید با فشردن یک کلید فرم جستجو باز می شود که به صورت پیش فرض در میان تمام حروف سرفصل و کد سرفصل جستجو را انجام می دهد . با این روش به راحتی می توانید سرفصل را درج و مبلغ بدهکار یا بستانکار را در مقابل آن درج نمایید .

درتصویر فوق مشاهده می شود که دو سرفصل هزینه بدهکار هستند و می خواهیم مبلغ بستانکاری پرداخت کننده هزینه را مشخص کنیم .

تراز کردن سند : وقتی نام سرفصل را وارد کردیم و در بخش بدهکار یا بستانکار بودیم می توانیم با فشردن همزمان کلیدهای ctrl+Space  سند را تراز کنیم . یعنی با این کار مبلغ مجموع هزینه ها به صورت خودکار در بخش بستانکار درج می شود . این روش می تواند سرعت کار حسابدار را به طور موثری افزایش دهد . 

می توانیم سند را به صورت موقت ثبت کنیم تا در آینده و در صورت نیاز آن را اصلاح کنیم .

نکته : سندهای موقت که به صورت دستی ثبت می شوند تا قبل از قطعی شدن می توانند ویرایش شوند ولی بعد از قطعی شدن امکان اصلاح آنها وجود نخواهد داشت .

سندهای سیستمی : این اسناد بیشترین اسنادی هستند که تولید می شوند . چرا که با هر تراکنش سند مربوطه ایجاد می شود . هر فاکتور فروش با نسخه ، فروش OTC ، فروش آرایشی و بهداشتی ، خرید ، دریافت و پرداخت نقدی ، واریز به حساب ، دریافت یا صدور چک ، تغییر وضعیت چک ، همه و همه  باعث ایجاد سند حسابداری موقت سیستمی می شوند

اسناد سیستمی قابلیت ویرایش و تغییر ندارند و تنها می توان آنها را ادغام و یا قطعی نمود . می توان چند سند را با هم انتخاب کرده و قطعی  و یا ادغام  نماییم . برای این کار با نگه داشتن کلید CTRL   و کلیک بر روی هر سند می توان آنها را انتخاب نمود . بعد با کلیک راست روی یکی از اسناد انتخاب شده منویی باز می شود که می توان گزینه قطعی کردن یا ادغام و یا حذف را اجرا نمود .

 

 

دریافت چک :



اگر بخواهیم از یک شخص یا شرکت چکی دریافت کنیم از این فرم استفاده میکنیم .

با ثبت چک، سند حسابداری به صورت سیستمی و موقت ایجاد می شود .

می توان برای چک دریافت شده رسید صادر کرد که برای این کار گزینه چاپ رسید را می توانید کلیک کنید یا اینکه تیک "چاپ رسید پس از ثبت " را فعال کنید .

پس از ثبت چکهای دریافتی می توان وضعیت آنها را تغییر داد . برای این کار گزینه تغییر وضعیت را انتخاب کنید . لیست چکهای صادره و وارده نمایش داده می شود و با انتخاب چک می توانید وضعیت آن را تغییر دهید

مطالب مرتبط :

تنظیمات چاپ رسید

تغییر وضعیت چک

تقویم

 

صدور چک :

برای صدور چک باید مقدماتی را از قبل فراهم نماییم . ابتدا باید بانک تعریف شود ،  شعبه مشخص شود ، حساب مشخص شود و نهایتا  دسته چک تعریف شود . تنها می توانیم از میان چک های موجود در سیستم ، چکی را صادر کرده و به شخصی ارائه نماییم . یعنی اگر چکی قبلا صادر شده باشد نمی توانیم آن را برای صدور انتخاب کنیم .

وقتی چک صادر می شود می توانیم آن را چاپ کنیم ، رسید پرداخت آن را داشته باشیم  و یا قبل از صدور چک نمودار چکهای صادره را بررسی کنیم تا سررسید چک را در تاریخ مناسب ثبت کنیم .  

مطالب مرتبط  :

تعریف بانک و حساب 

تنظیمات چاپ چک

تنظیمات چاپ رسید

نمودار چک ها

تغییر وضعیت چک

تقویم

 

تقویم  :

لیست چکهایی که در روز خاصی سررسید می شوند را  نمایش می دهد .



نمودار چکهای صادره

زمانیکه بخواهیم چکی را صادر کنیم یکی از موارد مهمی که باید از آن آگاهی داشته باشیم آن است که چه میزان چک صادر کرده ایم و فاصله چکها به چه صورت است . بهترین حالت مشاهده چکهای پرداخت شده به صورت نموداری است تا بتوانیم تاریخ مناسبی برای صدور چک جدید بیابیم . 

 

 

پرداخت صندوق :

برای پرداخت وجه نقد از صندوق علاوه بر نرم افزار شارپ ، از این بخش هم می توان استفاده نمود . در هر دو حالت سند حسابداری مربوطه به صورت سیستمی ایجاد خواهد شد .

دریافت صندوق

در صورت دریافت وجه نقد به صورت مستقل از فاکتورهای فروش می توان از این بخش استفاده نمود . 

واریز به حساب :

در صورتیکه شخصی به حساب / حسابهای ما واریز داشته باشد آن حساب بدهکار شده و شخص واریز کننده بستانکار خواهد شد .

برداشت از حساب : در صورتیکه  از حسابهای بانکی مبلغی  به صورت مستقیم به حساب شخص دیگری واریز کنیم می توانیم از این بخش استفاده نماییم . ممکن است پرداخت به پرسنل باشد یا فروشندگان کالا و خدمات و ... که در هر حال باید مشخص شود .

 

گزارشات :

توجه داشته باشید که اکثر گزارش های تحلیلی  و مالی در سیستم شارپ موجود است و نیازی به ایجاد آنها در این بخش احساس نمی شود . اما گزارشاتی هستند که در این بخش مهم خواهند بود .

خلاصه صورت حساب سود و زیان :

این گزارش وضعیت سازمان را در هر لحظه نشان می دهد . این گزارش را در سه حالت می توان بررسی نمود .

  • 1-بر اساس اسناد موقت (چندان قابل اعتماد نیست چرا که ممکن است سند موقت در حال ویرایش باشد یا حتی تراز نباشد )
  • 2-بر اساس اسناد قطعی
  • 3-بر اساس اسناد دائم

دفتر روزنامه : این دفتر تجمیع اسناد حسابداری می باشد . شاید چندان مورد استفاده نباشد ، مگر آنکه بخواهیم  دفتر روزنامه را که جزو دفاتر قانونی می باشد ارائه نماییم که می توان گزارش تهیه کرده و اقدام نمود . این گزارش نیز در سه حالت قابل دسترسی است (اسناد موقت ، قطعی و دائم ) 

ترازنامه – بیلان

همان طور که می دانیم تراز نامه گزارش است از وضعیت یک سازمان در یک زمان مشخص و در آن باید تاریخ مشخصی ثبت شود . در حالیکه صورت سود و زیان در پایان سال مالی تهیه می شود و در آن مشخصا درج می شود که صورتحساب منتهی به سال مالی .... 

 

گزارش حساب کل ، معین و تفضیلی

این گزارشات ، در بخش گزارشات در دسترس نیستند و برای مشاهده آنها باید از بخش سرفصل حسابها اقدام نمایید . دلایل این امر در ادامه  تشریح شده است . 

در این نرم افزار برای راحتی کاربران هیچ سطح بندی مشخصی ایجاد نشده است . بنابراین در بخش گزارشات اگر بخواهیم حساب کل را مشاهده نماییم ، نرم افزار امکان شناسایی سطوح را ندارد و تنها سطح اولیه که گروه حساب است را تشخیص می دهد . پس برای مشاهده حساب کل چه کنیم ؟

به طور مثال می خواهیم وضعیت بدهکاران تجاری را مشاهده نماییم .

نوع طبقه بندی ما به این شکل است

 

  • دارایی
    • دارایی جاری 
      • بدهکاران تجاری
        • مشتریان ثابت شارپ
        • مشتریان نامشخص شارپ
        • سازمانهای بیمه گر اصلی
        • سازمانهای بیمه گر مکمل
        • صندوق های ریالی
          • تنخواه گردان ها
            • آقای نصیری
          • کاربران شارپ
            • آقای محمدی
            • خانم اسماعیلی
      • موجودی نقد و بانک
        • بانک ها
          • بانک ملت شعبه توحید
            • حساب جاری
            • حساب کوتاه مدت

 

در این حالت اگر بخواهیم کل حساب دارایی را مشاهده کنیم می توانیم با انتخاب سرفصل دارایی (که در سطح گروه حساب ها می باشد ) و فشردن همزمان کلیدهای CTRL +F2  حساب آن را مشاهده کنیم. به دلیل اینکه این سرفصل دارای زیر شاخه می باشد ، پس هیچ سندی وجود ندارد که در آن به صورت مستقیم از این سرفصل استفاده کنیم  و هر سندی که ایجاد شده باشد برای سرفصل های پایینتری است که خودشان فاقد زیر شاخه باشند .

 

 

تمامی حقوق محفوظ و مربوط به شرکت ایمن افزار شایگان می باشد